Beitragsberechnung wird papierlos - Der Lohnnachweis ist die Grundlage, mit der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung berechnen. Bislang melden Unternehmen Entgelte, Arbeitsstunden und Beschäftigtenanzahl entweder postalisch mittels eines traditionellen Formulars oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers.
Das soll sich jetzt ändern: Künftig können Arbeitgeber den Nachweis direkt mithilfe ihrer Software zur Entgeltabrechnungen erstellen und versenden. Zunächst gilt eine Übergangsphase, ab 2019 soll der Nachweis dann ausschließlich digital erfolgen.
Weniger Aufwand, geringeres Fehlerrisiko
In Kürze erhalten Arbeitgeber wichtige Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, und zwar ein Schreiben, das die Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis enthält. Falls Sie einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister mit der Meldung beauftragt haben, sollten Sie die Zugangsdaten an die betreffende Person weiterleiten. Die Berufsgenossenschaften werden bereits im November mit dem Versand der Daten beginnen; einzelne Unfallkassen folgen erst zu Beginn des kommenden Jahres. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens sowie eine PIN. Bevor der erste digitale Lohnnachweis ausgefüllt werden kann, muss zunächst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten erfolgen – das stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden.
Der Abruf erfolgt aus dem im Unternehmen verwendeten
Entgeltabrechnungsprogramm und muss aktiv vom Nutzer angestoßen werden; möglich ist dies ab dem 1. Dezember. Wird kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet, muss für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwendet werden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen; eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig. Was zunächst knifflig klingen mag, soll langfristig für eine unkompliziertere Meldung der Daten sorgen: Für den Arbeitgeber verringere sich sowohl der erforderliche Aufwand als auch das Risiko von Fehlern bei der Übermittlung, verspricht die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV ). Ab 2019 soll der Nachweis ausschließlich digital erfolgen, zunächst gilt aber eine zweijährige Übergangsphase: Der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 muss zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren – online, als Papierausdruck oder per Fax – abgegeben werden. (DGUV)
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